Privacy statement

Privacy Statement Hallmark Cards Nederland B.V

Sollicitanten, werknemers en inhuurkrachten

Inleiding

Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het engels General Data Protection Regulation- GDPR) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om jou als sollicitant, werknemer of inhuurkracht informatie te geven over:

de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
de manier waarop wij dat doen;
de verstrekking van gegevens aan anderen binnen of buiten Europa;
hoe lang wij jouw gegevens bewaren en;
hoe wij deze gegevens beveiligen.

Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijk/privé
e-mailadres of telefoonnummer is een persoonsgegeven.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip. Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Gronden waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:

de gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan;
de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
de gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden);
wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.

Verplichting om gegevens te verstrekken

Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of leaseregeling. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.

De gegevens die wij van jou verwerken

Wij verwerken alleen de volgende gegevens van jou:

Sollicitanten

jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te kunnen communiceren, zoals jouw e-mailadres;
gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minderjarig bent;
gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt middels een sollicitatiebrief en/of CV of die jou bekend zijn;
andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering of toepassing van een wet.

Werknemers en inhuurkrachten

Wij verwerken in de personeelsadministratie alleen de volgende gegevens van jou:

jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mail adres;
jouw bankrekeningnummer;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder het eerste bolletje;
jouw nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
een telefoonnummer en naam van een partner of familielid voor in geval van nood;
gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens over jouw gezinsleden en voormalige gezinsleden;
gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet;
toestemming voor intern gebruik van de door jou aangeleverde pasfoto. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken;
toestemming voor het geven van jouw adres aan collega’s voor het versturen van een kaart/gift. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
de behandeling van personeelszaken;
het vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
jouw opleiding;
de bedrijfsmedische zorg die voor jou van toepassing is;
het bedrijfsmaatschappelijk werk;
de verkiezing van de leden van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
het verlenen van ontslag;
de administratie van de personeelsvereniging en eventuele vereniging van oud-personeelsleden;
het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij zijn verbonden;
interne communicatiedoeleinden;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Wij verwerken in de salarisadministratie alleen de volgende gegevens van jou:

jouw naam, voornamen, voorletters, een eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, bsn en jouw bankrekeningnummer;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij het vorige bolletje;
jouw nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van jou;
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens die betrekking hebben op jouw gezinsleden en voormalige gezinsleden;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor een of meerdere van onderstaande doelen:

het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
het ten behoeve van jou berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
een voor jouw geldende arbeidsvoorwaarde;
de personeelsadministratie;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van jouw arbeidsovereenkomst;
de overgang van jou naar of jouw tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij in een groep zijn verbonden;
het verlenen van ontslag;
het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Doorgifte van jouw persoonsgegevens

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt. Een paar voorbeelden:

salarisverwerking: gegevens worden verstrekt aan onze salarisverwerker;
ziekte en re-integratie: gegevens worden verstrekt aan de Arbodienst en/of UWV;
verzekeringen: gegevens worden verstrekt aan de verzekeringsmaatschappijen (bijv. pensioen, WIA, ziektekostenverzekering, ongevallenverzekering);
opleidingen: gegevens worden verstrekt aan opleidingsinstituten voor aanmelding van trainingen, seminars etc.
leaseauto’s: gegevens worden verstrekt aan de leasemaatschappijen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij gegevens aan hen verstrekken, onder meer goed is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek.

Informatieverstrekking buiten de EU: het kan voorkomen dat persoonsgegevens buiten de EU wordt verstrekt aan het Hallmark hoofdkantoor in Kansas City – USA, enkel die gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de bedongen arbeid.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van jouw persoonsgegevens

De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is. De Hallmark IT security beleidsregels dienen strikt door eenieder te worden nageleefd.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Hallmark niet iedereen toegang heeft tot jouw gegevens. De systemen waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Vertrouwelijkheid

We gaan ervan uit dat jouw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Hallmark is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Hallmark zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in jouw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:

inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevenden en anderen);
een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende(n) of anderen binnen onze organisatie);
informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: je kunt niet een functionerings- of beoordelingsverslag laten corrigeren als je het daarmee oneens bent. Je kunt dan wel een verklaring opstellen die je aan jouw personeelsdossier kunt laten toevoegen);
onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden;
in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken” (let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto op een wie-is-wie pagina of op onze website), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag, tel. 0900-2001201. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je dit doen d.m.v. het formulier ‘Data verzoek van Betrokkene’ dat je kan downloaden op de AVG/GDPR Pixel pagina of aan kan vragen bij de Privacy Officer.

Contactperso(o)n(en)

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensverwerking via e-mail nl_avg_gdpr@hallmark.com , of met de medewerkers van de afdeling Human Resources.

Datum en aanpassing van de privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen.

Deze privacyverklaring is van mei 2021 versie 2.0.